Politique de Confidentialité

A. Objectifs

Poirier Peinture Plus inc. peut être appelée à recueillir, à détenir, à utiliser ou à communiquer à des tiers des renseignements personnels obtenus dans le cadre de l’exécution de ses travaux, soumissions, estimations et activités.

Dans ce contexte, la présente politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels vise à établir les principes régissant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels par Poirier Peinture Plus inc. afin d’assurer la protection de ceux-ci.

À cette fin, la Politique a notamment pour but de :

Désigner et prévoir le rôle et les responsabilités du Responsable à la protection des renseignements personnels (« RPRP ») et de l’ensemble des employés de Poirier Peinture Plus inc.
Établir des règles particulières en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation, de destruction, de droit d’accès et de rectification des renseignements personnels.

B. Définitions

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet directement ou indirectement de l’identifier.

Il peut être notamment de nature :

Identitaire : nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance
Financière : salaire, carte de crédit, compte bancaire
Fiscale : numéro d’assurance sociale

Exception

Les renseignements personnels concernant une personne physique exerçant une fonction au sein d’une entreprise (nom, fonction, coordonnées professionnelles) ne sont pas visés par la présente politique.

Un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsqu’il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, notamment s’il est de nature :

médicale
biométrique
intime

Pour les fins de la présente politique, la référence au terme renseignement personnel inclut également les renseignements personnels sensibles.

C. Cadre réglementaire

Cette Politique est établie conformément aux obligations qui incombent à Poirier Peinture Plus inc. en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et de tout règlement qui s’y rattache.

D. Portée

Cette Politique vise tous les renseignements personnels, quelle que soit la nature de leur support et la forme sous laquelle ils sont accessibles :

écrite
graphique
sonore
visuelle
informatisée
ou autre

E. Personnes visées et responsabilités

Le Personnel est tenu de respecter la présente Politique pendant toute la durée de son emploi.

Chaque membre du Personnel est également tenu à une obligation de confidentialité et de loyauté relativement aux renseignements auxquels il a accès dans le cadre de ses fonctions.

Cette obligation inclut notamment l’interdiction de :

utiliser ces renseignements pour son bénéfice personnel
divulguer ces renseignements
reproduire ou transmettre ces renseignements

sauf dans les cas prévus par la loi.

F. Obligations

La protection des renseignements personnels doit être assurée durant tout leur cycle de vie :

collecte
utilisation
communication
conservation
destruction

1. Collecte et consentement

Collecte

Avant la collecte de renseignements personnels, chaque membre du Personnel doit :

Déterminer les fins de la collecte et s’assurer d’un intérêt sérieux et légitime.
Limiter la collecte aux renseignements nécessaires.
Utiliser des moyens licites.
Mettre en place des mesures de sécurité appropriées.
Recueillir les renseignements auprès de la personne concernée sauf exception légale.

Obligation d’information

Lors de la collecte, la personne concernée doit être informée :

des fins de la collecte
des moyens utilisés
de ses droits d’accès et de rectification
de son droit de retirer son consentement
de la possibilité de communication à des tiers ou à l’extérieur du Québec

Sur demande, elle peut également obtenir :

les renseignements recueillis
les catégories de personnes ayant accès à ces renseignements
la durée de conservation
les coordonnées du RPRP

Consentement

En remplissant un formulaire de soumission, la personne concernée donne son consentement à l’utilisation des renseignements fournis pour les fins prévues.

Pour être valide, le consentement doit être :

manifeste
libre
éclairé
donné à des fins spécifiques
formulé en termes simples et clairs

2. Utilisation

Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf dans les cas permis par la loi.

3. Communication

Accès interne

L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes ayant besoin de ces renseignements pour accomplir leurs fonctions.

Communication à des tiers

Les renseignements personnels peuvent être communiqués :

avec le consentement de la personne concernée
lorsque la loi l’autorise
lorsqu’ils sont nécessaires à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat
dans des situations d’urgence
lorsque requis par une autorité compétente

Un registre des communications doit être tenu à jour lorsque ces communications ont lieu.

4. Conservation

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à l’accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

5. Destruction

Lorsque les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis sont accomplies, ceux-ci doivent être détruits de manière sécuritaire, sous réserve des obligations légales de conservation.

6. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Lorsque requis, Poirier Peinture Plus inc. réalise une EFVP afin d’évaluer les risques pour la vie privée et mettre en place des mesures pour réduire ces risques.

7. Mesures de sécurité

Poirier Peinture Plus inc. applique diverses mesures pour protéger les renseignements personnels :

hébergement web sécurisé
transmission sécurisée des courriels
gestion des accès
antivirus et protection informatique
respect des exigences de la Loi 25
registre interne des accès

8. Incident de confidentialité

Un incident de confidentialité correspond notamment à :

un accès non autorisé
une utilisation non autorisée
une communication non autorisée
la perte d’un renseignement personnel

Tout incident doit être signalé au RPRP et inscrit dans un registre prévu à cet effet.

G. Responsable de la protection des renseignements personnels

Responsable :

François Poirier
Président – Responsable de la protection des renseignements personnels

Téléphone :
418-932-0564

H. Droit d’accès et de rectification

Toute personne peut demander :

l’accès à ses renseignements personnels
la rectification de renseignements inexacts

Les demandes doivent être adressées au RPRP.

Une réponse sera fournie dans un délai maximal de 30 jours.

I. Plainte

Toute plainte concernant la gestion des renseignements personnels peut être transmise au RPRP pour analyse et réponse.

J. Entrée en vigueur et mise à jour

Cette politique est en vigueur depuis le 5 mars 2023.

Elle peut être modifiée à tout moment afin de refléter :

les changements organisationnels
les modifications législatives

Dernière mise à jour : 2026-03-05